Sieben Abläufe,eine Bauart.

Jeder Fall hier unten ist eine Entscheidung, die bei euch längst gefallen ist. Sie passiert nur nicht zuverlässig, weil sie ein paar hundert Mal im Monat anfällt und niemand die Stunden dafür hat.

So ist jeder der sieben Abläufe gebaut

Fünf Stationen · ein teurer Schritt

Auslöserkostet nichts
Passung prüfenkostet nichts
Zuständig? Gesperrt?kostet nichts
Recherchieren und bewertenkostet
Freigabe, dann rausein Mensch entscheidet
Der größte Teil fällt hier raus, bevor etwas kostet

Die leuchtende Station ist die einzige, die Geld kostet

32,6Arbeitsschritte je Kontakt, wenn zuerst gezahlt und danach aussortiert wird
8,0Arbeitsschritte je Kontakt in dieser Reihenfolge

Gemessen an meinen eigenen Abläufen, 14.08.2026. Faktor vier, allein durch die Reihenfolge.

Einer davon ist gerade dein Problem.

01in Minuten, bei jeder Anfrage

Jede Anfrage liegt in Minuten beim richtigen Verkäufer

Sie kam über euer Formular, sie passte, und sie ging an den, der gerade Zeit hatte. Geöffnet wurde sie am nächsten Vormittag.

Der Erste, der antwortet, verkauft.

Setzt vorausEure Anfragen laufen an einer Stelle zusammen

Anfrage bis Verkäufer

5 Stationen · 2 Prüfungen gratis

Anfrage kommt reinkostet nichts
Betreuer oder offener Vorgang?kostet nichts
Zielprofil, Größe, Rollekostet nichts
Recherche und Bewertungkostet
Kurzbriefing an den Zuständigenin Minuten
passt nicht: ins Nachfassprogramm, ohne Kosten

Der Engpass ist nicht das Gespräch, es ist das Nachschauen davor. Bei zehn Anfragen die Woche schafft das ein Mensch, bei fünfzig nicht mehr.

02sobald ein Anlass auf der Firma landet

Angeschrieben wird erst, wenn es wirklich einen Grund gibt

Ich habe 1.179 kalte Mails verschickt, jede mit einem Anlass. Null positive Antworten. Der Fehler war, auf ein einzelnes Signal zu handeln.

Das Signal findet die Firma. Es schreibt die Nachricht nicht.

Setzt vorausIhr entscheidet euch für drei Anlässe, nicht für dreißig

Wie lange ein Anlass trägt

4 Anlässe · 2 müssen sich überlappen

Besuch auf eurer PreisseiteStunden
Finanzierung gemeldetwenige Wochen
Offene Stelle ausgeschriebenetwa ein Monat
Neuer Vorgesetzter im Vertriebein bis zwei Monate
Anlass tritt einnach zwei Monaten
Zwei Fenster müssen sich überlappen, damit jemand angeschrieben wird. Was älter ist, zählt als Hintergrund, nicht als Anlass.
03nach jedem Gespräch, eine Freigabe

Was im Gespräch gesagt wurde, bleibt im System

Drei Zeilen tippt dein Verkäufer nach dem Termin, am Freitag ist der Rest weg. Meistens darunter der Name der Person, die unterschreiben muss.

Der Vorgang hängt nicht mehr an einer einzigen Person.

Ohne die Freigabe macht ein Mitschreibwerkzeug deine Prognose kaputt. Aus einem hoffnungsvollen Vielleicht wird sonst ein Abschlussdatum.

Setzt vorausEure Gespräche werden aufgezeichnet

Jedes Feld trägt seinen Beleg

4 Sätze · 1 fällt raus

Satz aus dem GesprächFeld auf dem Vorgang
„Am Ende muss das unsere Finanzchefin freigeben.“Entscheider
„Wir schauen uns parallel noch einen Anbieter an.“Wettbewerber
„Budget haben wir erst im neuen Geschäftsjahr.“Zeitrahmen
„Klingt spannend, da reden wir nochmal drüber.“kein Beleg
Ein zweiter, kostenloser Durchlauf wirft jedes Feld weg, dessen Satz nicht wörtlich im Gespräch steht.
04einmal im Monat

Eure Zielkundenliste ändert sich monatlich, nicht jährlich

Ganz oben stehen dieselben zwanzig Logos wie im Januar. Und im Januar davor. Mitarbeiterzahl und Software bewegen sich über Jahre.

Ist die Bewertung oft falsch, macht keiner mehr die Liste auf.

Setzt vorausGröße und Branche stimmen bei zehn Firmen, die ihr gut kennt

Dieselben sechs Firmen

2 steigen · 4 rutschen

Reihenfolge aus StammdatenReihenfolge mit Bewegung
  1. 01Meiste Mitarbeitende
  2. 02Höchster Kapitalstand
  3. 03Passendste Branche
  4. 04Bekanntester Name
  5. 05Längste Kontakthistorie
  6. 06Größter Standort
  1. 01Passendste Branche, sucht einen Vertriebsleiter
  2. 02Längste Kontakthistorie, neues System eingeführt
  3. 03Meiste Mitarbeitende
  4. 04Höchster Kapitalstand
  5. 05Bekanntester Name
  6. 06Größter Standort, keine Bewegung
Links die Ordnung aus Mitarbeiterzahl, Kapital und Branche, die sich über Jahre kaum bewegt. Rechts dieselbe Liste, nachdem gezählt wurde, was in dreißig Tagen passiert ist.
05einmal in der Woche

Die Regel, wie eine Firma wieder von der Liste kommt

Jedes Zielkundenprogramm hat eine Regel, wie eine Firma draufkommt. Und keine, wie sie wieder runterkommt. Also wächst die Liste nur.

Eine Liste, die nie schrumpft, meldet immer Erfolg.

Setzt vorausEs gibt eine Liste, und sie gehört jemandem

Zwei Achsen, die getrennt bleiben

3 Stufen · 4 Stände

Stand

Stufeerkanntaufmerksamim GesprächaktivStufe 1Verkäufer, eins zu einsStufe 2gemeinsame ErzählungStufe 3Programm und Anzeigen
Die Zeile beschreibt die Firma, die Spalte beschreibt euch. Wechselt eine Firma auf Stufe 2 von aufmerksam auf im Gespräch, bekommt sie etwas anderes, ohne dass jemand eine Liste neu baut.
06täglich für Wechsel, quartalsweise für den Rest

Ein Wechsel bei deinem wichtigsten Kontakt fällt in Tagen auf

Er hat vor vier Monaten gekündigt. Du erfährst es beim Verlängerungstermin, der plötzlich auf jemanden umgebucht wurde, der noch nie von euch gehört hat.

Aus einem Wechsel werden zwei Gespräche.

Setzt vorausEure wichtigsten Kontakte sind als solche markiert

Zwei Geschwindigkeiten

2 Spuren · 1 kostet

Schnelle Spur, ein bis zwei Tage

Wechsel erkanntkostet nichts
Ist der Kontakt als wichtig markiert?kostet nichts
An den Betreuer, mit Vorschlagein bis zwei Tage
nicht markiert: wandert in die langsame Spur

Langsame Spur, einmal im Quartal

Quartalslaufkostet nichts
Titel, Arbeitgeber, Durchwahl prüfenkostet
Funde sortiert an den, der sie bearbeitet

Wer alle Felder im selben Rhythmus prüft, zahlt für Angaben, die sich nie ändern, und erfährt zu spät von denen, die sich schnell ändern.

07nach Haltegrund, frühestens 90 Tage nach der Absage

Verlorene Angebote kommen zurück, wenn der Grund von damals nicht mehr gilt

Im System liegt ein verlorenes Angebot. Daneben steht: kein Budget dieses Jahr. Das war vor vierzehn Monaten, und seitdem hat niemand den Datensatz geöffnet.

Der Haltegrund entscheidet, was geprüft wird und wie oft.

Setzt vorausDer Verlustgrund steht auf dem Vorgang

Der Grund steuert die Prüfung

5 Gründe · 4 prüfbar

HaltegrundWas nachgelesen wirdWann wieder
Firma war zu kleinGröße und Kapitalalle 3 Monate
Funktion hat gefehlteingesetzte Softwarealle 3 Monate
Kein BudgetGeschäftsjahr der Firmazum Stichtag
Falscher AnsprechpartnerRollen im Haussobald jemand wechselt
Kein Grund notiertnicht sortierbargar nicht
Die letzte Zeile ist der Grund, warum das Feld gepflegt sein muss. Ohne Haltegrund ist der Bestand nicht sortierbar.

Was stehen muss. Und wofür es nichts bringt.

Was vorher stehen muss

  • Eure Anfragen laufen an einer Stelle zusammenFormular, Postfach oder System, welches ist egal. Solange sie an drei Stellen landen, gibt es nichts zu verteilen.
  • Firmen und Kontakte sind so weit gepflegt, dass eine Zuordnung möglich istNicht sauber, nur brauchbar. Zu einer Firma muss auffindbar sein, wer sie betreut und ob ein Vorgang offen ist.
  • Verlustgründe werden geschriebenEin Feld mit fünf Auswahlmöglichkeiten reicht. Ohne diesen Eintrag ist Fall 07 nicht baubar, und Fall 04 wird ungenau.
  • Es gibt einen Ort, an dem der Vertrieb Nachrichten liestSlack, Teams oder Mail. Ein Ablauf, dessen Ergebnis niemand sieht, ist ein teurer Bildschirmschoner.

Wofür das nichts bringt

  • Wenn das bei euch jemand hauptberuflich machtWer eine Person hat, die den ganzen Tag Anlässe auswertet und Listen pflegt, braucht mich hier nicht.
  • Wenn weniger als zehn Anfragen im Monat hereinkommenUnter dieser Grenze ist der Mensch schneller als jeder Ablauf. Dann liegt euer Engpass davor, bei der Anzahl der Anfragen.
  • Wenn das eigentliche Problem das Angebot istKein Ablauf rettet ein Angebot, das der Markt nicht will. Zu erkennen daran, dass auch die von Hand geschriebenen Nachrichten unbeantwortet bleiben.

Ich habe diese Reihenfolge nicht aus einem Handbuch. Ich habe sie bezahlt.

1.179kalte Mails aus meiner eigenen Kampagne0positive Antworten daraus

August 2026, eigene Kampagne. Jede dieser Mails hatte einen Anlass: eine offene Stelle, eine Finanzierung, ein Wechsel in der Führung. Genau das, was alle als warmes Anschreiben verkaufen. Der Fehler war nicht die Formulierung. Der Fehler war, auf ein einzelnes Signal zu handeln und die kostenlosen Prüfungen hinter den teuren Schritt zu legen. In den sieben Abläufen oben ist beides umgedreht.

Florian Lapiz

Welcher dieser Abläufe trägt bei euch zuerst?

In 25 Minuten gehen wir durch, wo bei euch Anfragen liegen bleiben, welcher der sieben Fälle den größten Unterschied macht und was er voraussetzt. Kostenlos, ohne Unterlagen im Vorfeld.

Erstgespräch buchenVorher die Marktzahl: Pipeline-Check

25 Minuten, Video. Falls die Antwort am Ende lautet, dass ihr das intern lösen könnt, sage ich das.

Florian Lapiz · FL DigitalVertriebssysteme für den Mittelstand